Kategoriarkiv: Ledarskap

Min Tv-debut

…är på måndag. Ja, det skall bli jätteroligt. En ny erfarenhet som jag kommer lära mig av.

Jag skall vara med i TV4 Nyhetsmorgon kl 09:45 och prata om ”fusk på jobbet, vad tillåter du?” tillsammans med en annan chef. Vi skall få ge vår syn på saken.

Undersökningen är gjord av tidningen chef och ett antal chefer har svarat på en enkät om vad de tycker är ok och inte att göra på jobbet. Vissa saker känns lätta att säga ”ja” eller ”nej” på. Men sen så finns det vissa saker som iaf jag inte tycker är helt svart eller vitt.

Jag funderar mycket på såna här saker. Vad jag egentligen tycker om olika saker. Ungefär som programmet på P3 som heter ”Moraltestet”. Där de ställer frågor om vad de utfrågade tycker om olika moraliska dilemman. Vet egentligen inte varför jag tänker så mycket på såna saker, men tror det handlar om att det är viktigt för mig att min kompass är tydlig för mig. Jag gillar att ha tänkt igenom min ståndpunkt och jag vill gärna vända och vrida på den själv några gånger innan jag diskuterar den och rättar mina handlingar efter den. Vet om att det finns en risk att jag kanske upplevs som lite för präktig och en moraltant. Men det rör mig faktiskt inte i ryggen. Det där med vad alla andra tycker, släpp det.

Så fundera själva, vad tycker ni är ok att göra på jobbet och inte? 1 procent av de som tillfrågades tyckte att det var ok att ringa sig sjuk och sen uträtta privata ärenden den dagen. När jag läste det svaret så funderade jag på hur en organisation som har en chef som agerar på det sättet och tycker det beteendet är ok egentligen fungerar. Kanske skall jag göra testet med min ledningsgrupp. Skulle nog vara intressant och nyttigt att ha diskussionen, för vi kommer säkert inte vara helt överens i alla frågor.

När chefen utför istället för leder och fördelar arbetet – ett gästinlägg

En vanlig fälla som de flesta chefer någon gång har gått i under sin karriär är att man själv utför istället för leda och fördelar arbetet. En form av Bror Duktig syndrom där man tar på sig hela avdelningens ansvar och arbete. Alla avdelningens problem och utmaningar hamnar i ens knä, berget växer och man arbetar senare och senare kvällar men känner ändå att man inte hinner med. Medarbetarna lägger mer och mer bollar i ens knä och de blir mer och mer missnöjda med att du inte hinner lösa det till dem. Ju mer du försöker göra alla nöjda desto mindre nöjda är alla. Du vill bli omtyckt och vara räddaren i nöden. Hur tar jag mig ur skiten och får en vettig livssituation?

Du måste börja coacha och leda din personal på rätt sätt. Även om det du jätteduktig och kanske fem gånger så snabb som alla andra på att lösa problemen, så kan du aldrig kompensera för den utväxling som du kan uppnå genom att få t.ex. fem underställda att jobba effektivare. Tänk så här: om du tar 20 procent av din tid och investerar i fem andra individer så att var och en ökar sin verkningsgrad med 10 procent så kommer du vinna 30 procent ökad verkningsgrad totalt (10%*5-20%).

Hur skapar jag då denna utveckling hos personalen? A. Sätt konkreta mål för din personal B. Lär personalen lösa sina egna problem. C. Uppmuntra framgångar hos dem D. Påpeka förbättringsområden.

A. Konkreta mål

Varje enskild medarbetare måste veta vad de har för mål, vad de skall uppnå och när. Vilka milstolpar finns det på vägen till målet och vad händer om målet inte uppnås i tid. Sedan kommer individen välja sin väg till målet men ni är överens vad slutprodukten skall vara. Detta kan vara mycket obekvämt för många individer speciellt om de under många år arbetat i en miljö där de har fått serverat lösningar och kunnat bolla problemen till någon annan. Detta är en kulle som både du och personalen måste ta sig över, men de flesta uppskattar konkreta mål och tydliga krav i slutändan.

B. Lär personalen lösa sina egna problem

Här måste du hjälpa till och coacha personalen under resan till problemlösare. I denna situation får du inte ta problemen till dig utan du måste bolla tillbaka problemet till individen. Det du skickar med problemet är frågor såsom: Vilka olika sätt har du provat lösa problemet? Går det att se på problemet från någon annan synvinkel? Hur tror du jag hade löst problemet? Kan någon hjälpa dig vidare? Men för allt i världen ta inte problemet från medarbetaren!

C. Uppmuntra framgångar

Uppmuntra de framsteg som uppnås, lyft fram personal som lyckas anamma det nya arbetssättet. Försök skapa en miljö av framgång föder framgång. Ge feedback om vad var och en gör bra.

D. Förbättringsområden

Ge återkoppling om någon begår misstag eller är på väg i fel riktning. En snabb och enkel korrektion är bättre än samla allt till ett utvecklingssamtal en gång per år. Det är viktigt att du skiljer på sak och person och bara inriktar dig på det aktuella problemet. Håll det sakligt och låt det inte gå in i en attack och försvars situation där personliga värderingar spelar roll.

Detta är några enkla tips om hur du kan göra livet lite enklare för dig som chef om du är beredd att satsa lite tid och engagemang för att förändra en situation.

Min största utmaning, hitta balans

Detta inlägget är nog på gränser för lite för privat för att bli ett inlägg på min blogg. Men efter en del tanke kring det tror jag inte att jag är ensam om detta, långt därifrån. Därför tänker jag att det kanske kan hjälpa någon annan där ute att jag skriver detta. Så här kommer det.

Jag är en engagerad, lojal och högpresterande person på mitt jobb. Det är ju egenskaper som du kanske säger som positiva när du är på en anställningsintervju. Det tycker jag också att de är, om de inte är så starka och framträdande hos dig att du låter dem vara så starka att det blir några av dina största svagheter. De utmärker sig ofta genom att du vill väldigt mycket, du tycker att du nog fixar bara det där också, du kan ta på dig det där projektet även om du inte riktigt har tid. Du vill ju hjälpa till, du gillar det du gör och du vill att verksamheten skall utvecklas. Blir det för mycket av detta under för lång tid är risken stor att det leder till utbrändhet. Innan det går så långt får du helt säkert tydliga signaler. Tar du de signalerna på allvar och aktivt jobbar för att förändra din situation?

Under mina yrkesår har jag vissa perioder balanserat på gränser för vad jag orkar. I ett av mina första jobb så var det så roligt och så mycket under väldigt oregelbundna arbetstider att jag till slut fick näsblod för första gången i mitt liv. Den signalen kunde jag inte blunda för! Vid några andra tillfällen har jag fått andra symtom som värk i nacke och axlar, svårt att sova mm mm. Vi dessa tillfällen har jag aktivt gjort saker för att bryta situationen och gjort aktiva saker för att ta hand om mig bättre. Träning, sömn, regelbunden massage, bra mat mm är saker som fungerar för mig.

Nu när jag har familj, man och barn och vi är två i familjen som har roliga jobb samtidigt som jag såklart vill träffa barnen så mycket som möjligt är det fortfarande väldigt svårt i vissa perioder att hitta ett sätt som är balanserat. Jag tycker att jag lär mig hela tiden, vissa perioder rycks jag med av allt det roliga och då blir balansen lite dålig. Men kroppen påminner hela tiden. Nu är det dock alltid ett litet dåligt samvete som gnager i mig. Mina älskade ungar, de betalar priset av att jag jobbar mycket. Att hitta balansen här känns viktigare nu än någonsin.

Den som lär mig mest i denna otroligt svåra konst, att hitta en bra balans. Det är min kära man. Han är verkligen helt fenomenal på det. Aldrig att han gör samma ”fel” två gånger. Han analyserar, lär sig och gör om och gör rätt. Han har jobbat på de mest varierande typer av företag och har alltid lyckats att hitta en balans.

Citat från Ulf-Björn; ”Det handlar om att göra rätt sak i rätt tid” (Ja, hur svårt kan det vara? Jättesvårt!)

Budgeten del 2 – Styrverktyg – ett gästinlägg

(Fortsättning på Budgeten del 1)

Kan man styra en organisation med budgeten? Ja utan tvekan dock måste man vara medveten om att man kan styra den rakt ner i diket om man inte är observant. Några misstag som man lätt begår:

1) Ägaren av kostnadsstället vet att nästa års budget läggs utifrån prognos/utfall innevarande år varvid personen ser till att utnyttja eventuella överskott innevarande år för att inte riskera få en lägre kostnadsbudget nästa år.

2) Engångseffekter i utfallet innevarande år ligger till grund budgeten nästa år.

3) Periodiseringar/reserveringar innevarande år ligger till grund för budgetering av utfallet kommande år (detta kan vara rätt men kan också om man inte är observant leda till konstiga effekter).

4) Studerar man barken på träden kan det vara lätt att man missar att skogen blåst omkull.

5) Suboptimering på företagsnivå för att kostnadsställena optimerar sina budgetar (t.ex. oförsiktiga kostnadseffektiviseringar i supportorganisationen kan leda till kostnadsökningar i ”produktionen”).

Hur löser man då allt det här? Som vanligt så måste man börja med att arbeta med företagskulturen tillsammans med den långsiktiga strategin. Steg ett är alltid att veta var skall vi gå långsiktigt, om vi inte vet om vi skall flyga mellan Växjö och New York eller mellan Växjö och Köpenhamn så är det extremt svårt för alla i organisationen att vara med att optimera så flygningen blir den bästa. När vi har satt var vi skall måste vi också fastställa i vilken anda vi skall ta oss dit. Genom sätta ett socialt ramverk hur vi skall jobba mot målet som gestaltas av delaktighet och gemenskap men också tydliga krav och förväntningar så har vi nått långt. Lägger vi sedan till en ekonomiavdelning som arbetar ur ett serviceperspektiv och en CFO som inte bestraffar kostnadsansvariga efterföljande år för uppnådda kostnadsbesparingar samt inte stirrar sig blind på förändringar i procent mot föregående år utan ser på vad som ligger bakom siffrorna istället så har vi nått en bit till. Nu har vi förhoppningsvis löst punkt ett, nu skall vi lösa punkt två och tre. Nu krävs det att finans och verksamheten har en bra struktur hur man fångar upp engångeffekter och reserveringar/periodiseringar under året och kan på så sätt rensa bort/ta hänsyn till dessa i budgetprocessen (Detta kommer jag nämna mer om i del tre av budgetprocessen). Punkt fyra, en klassiker som upprepas om och om och om igen….. Varför gräver man ner sig i detaljer som inte ger något mervärde och så riskerar man tappa helheten? Jag vet inte…. ….jag tror det kan bero på osäkerhet, kan man bara bevisa att man har gjort sin budget på detaljnivå och med tillräckliga underlag så kan man alltid skylla på marknaden, vädret, konkurrenter eller något annat när det gick fel. Men det är ytterst farligt, risken är att man missar de övergripande trenderna, totalerna blir konstiga, tidsåtgången blir stor och sannolikheten för att man gör fel någon stans i processen ökar (varvid felen tar ut vinningen med detaljerna). Det viktiga är att välja rätt nivå på budgeten, där detaljerna ger värde. Enklast att beskriva punkt fem är väl med hjälp av IT avdelningen även om det hade gått lika bra med vilken supportfunktion som helst. IT chefen är styrd med mål på kostnadssidan och då för till exempel utveckling. Affärsprocesserna har utvecklingsförslag som leder till kostnadseffektiviseringar med kort återbetalning men kan inte genomför dem för det skulle innebära att kostnadsbudgeten på IT överskrids.

Nästa gång blir det budgetering ur Ulf-Björns perspektiv, hur man borde göra….

Hur du får gruppen att prestera mer – del 2

Nu kommer del 2 i hur du i teorin får gruppen att prestera mer. Läs första inlägget här. Del 2 kommer att handla om dig. Hur du är och hur det påverkar din ledarskapsstil och som i sin tur påverkar det klimat du skapar.

När det kommer till dig själv så finns det flera olika teorier och modeller att använda. Jag täker skriva om det som vi har pratat om på utbildningen jag varit på. Då det är det jag funderar utifrån just nu. Det allra viktigaste dock, oavsett vilka modeller eller verktyg du har är att jobba på självinsikten. Att helt enkelt bli medveten om vem du är, varför du reagerar i vissa situationer som du gör, vilka dina styrkor och svagheter du har.

Ställ dig frågan, ”Varför gör jag som jag gör?” Här kan du använda liknelsen med det klassiska isberget. Toppen handlar om dina beteenden och dina kunskaper och erfarenheter. Det du visar din omgivning. Men det är också viktigt att du själv vet hur du ser på dig själv, varför du har vissa betenden och värderingar/åsikter.

Kompletterande till detta kan du göra en uppsjö av självtest. Enklare eller mer avancerade för att vi veta vilken ”typ” du är. Här tror jag att det viktiga är, vad du än väljer eller hur du väljer att få mer kunskaper om dig själv, att du reflekterar och ber om feedback av personer du litar på och kan föra en öppen dialog med om dina styrkor och svagheter.

Den moderna ledaren – en kvinna?

Fick ett mail för några dagar sen av en kollega gällande ledarskap. Vi pratade om det generellt och han sa att han hade läst en intressant sak gällande forskning om vilka ledaregenskaper som förväntas av framtidens ledare. Jag gillar egentligen inte det här med att genreallisera mellan manligt och kvinnligt. Men lite intressant är det, när det kommer till vilka egenskaper som denna forskning tror efterfrågas. Om de sen besitts av flest män eller kvinnor är ju inte lika intressant.

Så här står det iaf: ”Det finns en rad studier som visar att företag som leds av kvinnor är mera framgångsrika. John Gerzema visar i sin bok The Athena Doctrine en annan sida av frågan om manligt och kvinnligt ledarskap. Han gjorde en studie där 64 000 människor i 13 länder fick bedöma 125 mänskliga egenskaper som maskulina, feminina eller neutrala. Dessutom fick de ange vilka egenskaper som är viktigast för ledare idag. De sju egenskaper som rankandes som viktigast bedömdes också som feminina. De var:

§ Empati – att vara känslig för andras tankar och känslor.
§ Sårbarhet – att erkänna sina begränsningar och be om hjälp.
§ Ödmjukhet – att vilja tjäna andra och dela med sig av erkännande.
§ Inkludera – att be om och lyssna till många olika uppfattningar.
§ Generositet – att vara frikostig med tid, kontakter, råd och stöd.
§ Balans – mellan liv och arbete.
§ Tålamod – att tänka långsiktigt.

Detta är är särskilt viktigt idag, när företag idag arbetar intensivt för att öka medarbetarnas engagemang, deras energi, entusiasm och åtagande för företaget. Det är nämligen precis vad de här ledaregenskaperna gör. Det innebär inte att maskulina egenskaper helt ratas. Egenskaper som beslutsamhet, uthållighet och självförtroende, som bedömdes som maskulina, var också viktiga och de allra flesta efterlyste en kombination av feminint och maskulint.

Gerzema menar att tre utvecklingar de senaste 15 åren har bidragit till att öka efterfrågan på mjukare ledarskap.

För det första det ökade ömsesidiga beroendet, där företag måste samarbeta med mycket mera, med kunder, återförsäljare, ibland till och med konkurrenter, för att lyckas.
För det andra en cynism som växer ur de senaste årtiondens spektakulära misslyckanden i näringslivet, framkallade av snabba beslut och blind vinstmaximering. De feminina ledaregenskaperna leder till mera öppenhet och eftertanke och skapar förtroende och tillit.
Den tredje faktorn är uthållighet. Inte bara med naturresurser, utan också med exempelvis medarbetarnas hälsa och företagets relationer till omvärlden.

Tillsammans skapar de en hunger efter ett mera modernt ledarskap, ett som intressant nog associeras tydligt med kvinnligt ledarskap och värden som öppenhet, generositet, omtanke och lyssnande.

Håller ni med? Det hade onekligen varit intressant att veta hur några av våra allra största bolag hade drivits om majoriteten eller iaf hälften av företagsledningen och styrelsen hade varit kvinnor. Skillnad hade det troligen varit, men frågan är hur stor och på vilket sätt… Förhoppningsvis får vi svaret om inte allt för många år då det borde vara en naturlig sak att faktiskt representera sina kunder och anställda och samhället man verkar i även i ledningsgrupperna och i styrelserna. Inte bara med hänsyn till män och kvinnor, utan också blanda ålder, erfarenhet, branchbakgrund, studiebakgrund, kön, ursprung mm.

Kommande föreläsning – ledare som möjliggörare

På fredag, den 18/10 skall jag föreläsa på ”hemmaplan”. I Falkenberg. Det är Näringslivet i Falkenberg som ordnar näringslivsluncher och på fredag är det min tur att komma till Strandbaden.

Jag har varit på ett antal ställen i Sverige vid det här laget. Jätteroligt såklart. Dock aldrig på min riktiga hemmaplan, Varberg. Det hoppas jag kommer inträffa någon gång. Om näringslivet i Varberg vet jag inte mycket, har lite uppfattning om det beroende på hur det ser ut med fördelning av storlek på företag och pga av att min kära man har varit aktiv i Varberg stor del av sin yrkeskarriär.

På fredag handlar det iaf om ledaren som möjliggörare. Mitt favoritämne. Så dagen idag kommer ägnas bland annat åt att finslipa på mitt material. Kände på min sista föreläsning i Göteborg att jag behöver uppdatera det lite. Mest för min egen skull. Börjar bli lite trött på det. Så skall försöka hitta lite fler saker i materialet som gör att jag tillfredsställer VAK (Visuellt, auditiv och kinestetisk).

Men före ovan aktiviteter planerar jag att mysa med skruttarna och ta en lång springtur. Vill veta hur långt jag egentligen klarar att springa. Har bara inte bestämt mig för om det skall vara ”kolla hur långt jag kan springa i min målhastighet” eller ”kolla hur långt och skit i hastigheten”

Managment by Jesus

Jag har precis lyssnat klart på en ljudbok till som du kanske vill ha min syn på? Boken heter: Om Jesus. Författare: Jonas Gardell.

Jag gillar boken, jag gillar Jonas Gardells Jesus. En Jesus som predikar om Guds kärlek, om att inte utesluta någon, om att alla är välkomna i Guds rike. Att det inte är någon skillnad på någon, vi är alla människor, skapade av Gud, lika värdefulla och viktiga.

Men om jag skall titta på hur min reflektion av Jesus i Jonas Gardells bok var som ledare tycker jag att det är en ännu mer intressant Jesus som stiger fram. Min reflektion är att Jesus var en helt fantastisk ledare! Det verkligen intressanta är hur Jesus rekryterade… Har ni tänkt på det? Han var verkligen inte som alla andra. Han följde verkligen inte normen, han tog syndare, tullindrivare, fattiga, obildade mm till sina lärljungar. Vad var det han letade efter? Hur valde han ut sina lärljungar och varför?

Jag undrar om Jesus hade något syfte med det han gjorde? Eller var det helt enkelt bara så att han var övertygad om att predika hans uppfattning om Guds väg och han uteslöt ingen utan lät alla följa med? Men alla var ju inte lärljungar och vissa vände han sig speciellt till och bad dem följa honom.

Vilket syfte han än hade så skapade han verkligen avtryck! Det blev en världsreligion av hans förkunnande. Det återstår ju visserligen att fundera på om det var Jesus val av sina lärljungar som var det avgörande för att hans predikan faktiskt levde vidare, skapade en religion som väldigt många människor idag 2000 år senare lutar sig mot.

Jag tror faktiskt inte att den fattiga person från Nasaret, Jesus. Som bestämde sig för att lämna hem och familj för att gå runt och förkunna sin tro tänkte sig att det skulle vara något som levde kvar tusentals år senare… Så vilken ledarskapstalang han än hade så var den väldigt kraftfull.

Maja, med hänsyn till vår diskussion om inlägget ”Bokrecension, historien om Sverige” så är jag lite nyfiken på vad du tycker om Jonas Gardells Jesus?

Adlibris, Bokus, CDON

Hur du får gruppen att prestera mer

Ok, rubriken kanske ljuger lite. Jag vet inte om jag skall vara ärlig svaret på påståendet i rubriken. Hur du får gruppen att prestera mer. Men jag funderar mycket på det och jag har fått några nycklar på hur du kan jobba med att få gruppen att prestera mer samt vilka saker som påverkar. Detta tänkte jag dela med mig av i fyra inlägg, med detta som det första. Syftet är förutom att dela med mig också att få ner mina tankar i meningar och kanske själv också få lite hjälp med hur jag skall kunna jobba för att få grupper att prestera mer.

Jag vill börja med att poängtera om någon kollega läser det här som jobbar i min grupp att detta har inte alls med vilka individer som finns i gruppen. Utan hur jag som ledare för gruppen genom olika faktorer kan få ut högre prestation genom att skapa ett bättre klimat som gynnar prestation effektivt.

Enligt modellen jag har gått igenom i utbildningen är det fyra faktorer som påverkar om du kan få ut högre prestation från gruppen.
1. Ditt jobb, din organisation och din omgivning
2. Du själv
3. Din ledarskapsstil
4. Det organisatoriska klimat som de tre faktorerna ovan skapar => avgörande faktor för om gruppen presterar mer än vad du och de trodde var möjligt.

Del 1, ditt jobb:
Beroende på vilket jobb och vilken roll du har krävs det olika saker från dig. Du kan se utvecklingen i ditt ledarskap som att gå i en trappa. Ta ett steg i taget:
1. Första linjens chef – gå från att leda dig själv till att leda andra
2. Chef för första linjens chefer – Från att leda andra till att leda chefer
3. Från att leda chefer till att leda funktionschefer mm.
Ni fattar….

Dessa olika jobb kräver olika kompetenser av dig. Det kräver också att du utvecklar sätt att faktiskt få bekräftelse i ditt jobb/hitta saker som triggar dig så att du fokuserar på rätt saker. Ta tex en projektledare eller säljare, ofta får personer som är duktiga på detta sin bekräftelse/energi från att faktiskt utföra saker själva. Genom att känna att de påverkar och gör saker handgripligen. Går du från en sån roll till att bli chef så måste du hitta andra saker som ger dig energi/triggar dig än att faktiskt utföra själv. För nu är din roll istället att påverka genom andra.

Är det en tillfällighet att många chefer springer maraton, spelar golf, kör snabba bilar el. ngt liknande? Kanske är det ett sätt att få utlopp för känslan att du själv helt styr, kontrollerar och åstadkommer något genom din prestation… Bara en tanke…

Del 2, Du själv:

Projektleda med fokus på värdeskapande processer – ett gästinlägg

Idag tänkte jag inte fokusera på budget utan något som jag försöker göra hela tiden varje dag (jag till och med gör det privat). Fokusera på de värdeskapande processerna. Jag försöker alltid utgå från hela företagets behov, inte suboptimera för en specifik avdelning eller funktion. Det gäller att lyfta blicken och ta helikopter perspektivet. I mitt fall på Euromaster just nu så är det att se perspektivet Från Inköp till Verkstad (Purchase 2 Pay). Hur får vi, rätt vara på rätt plats, i rätt tid? Ett effektivt inköp som flödar igenom företaget och slutar i en försäljning utan att fastna på vägen och bygga lager. Hur undviker vi suboptimering i värdekedjan? Mycket ligger i att övertyga de olika funktionerna om vilken påverkan deras arbete har på stegen innan och efter, och vad konsekvenserna för andra steg kan bli om de optimera sina delar (om det innebär en suboptimering). Jag tror man kan göra det med vilken personal som helst men det är lättare om man skapar en kultur av förbättring och förändring. Skall man nå riktigt långt så behövs även ett engagemang från alla chefer där man visar förståelse för företaget som helhet och inte bara den enskilda avdelningen.

En bra filosofi som jag tror är en del av vinningen är att:

1) Begränsa antalet projekt och tillsätt tillräckliga resurser.
2) Överarbeta inte, ett projekt kan inte lösa alla problem, håll det enkelt.
3) Ställ krav, var tydlig, följ upp, ge dig inte (det är bra att vara envis).
4) Slutför, slutför och slutför. Det finns alldeles för många oavslutade projekt, och ett icke avslutat projekt kommer öka motståndet hos personalen för nästa projekt (och då får du lägga ner icke värdeskapande tid på att övertyga personalen om nästa projekt).

Och avslutningsvis: Se till att du i möjligaste mål är oljan i växellådan, inte en av kuggarna. Du skall se till att alla kuggar glider mot varandra friktionsfritt och med högsta möjliga hastighet. Tänk på att oljan inte alltid är mellan kuggarna utan ibland kyler ner sig i oljetråget.