Etikettarkiv: Ständiga förbättringar

När chefen utför istället för leder och fördelar arbetet – ett gästinlägg

En vanlig fälla som de flesta chefer någon gång har gått i under sin karriär är att man själv utför istället för leda och fördelar arbetet.  En form av Bror Duktig syndrom där man tar på sig hela avdelningens ansvar och arbete. Alla avdelningens problem och utmaningar hamnar i ens knä, berget växer och man arbetar senare och senare kvällar men känner ändå att man inte hinner med. Medarbetarna lägger mer och mer bollar i ens knä och de blir mer och mer missnöjda med att du inte hinner lösa det till dem. Ju mer du försöker göra alla nöjda desto mindre nöjda är alla. Du vill bli omtyckt och vara räddaren i nöden. Hur tar jag mig ur skiten och får en vettig livssituation?

Du måste börja coacha och leda din personal på rätt sätt. Även om det du jätteduktig och kanske fem gånger så snabb som alla andra på att lösa problemen, så kan du aldrig kompensera för den utväxling som du kan uppnå genom att få t.ex. fem underställda att jobba effektivare. Tänk så här: om du tar 20 procent av din tid och investerar i fem andra individer så att var och en ökar sin verkningsgrad med 10 procent så kommer du vinna 30 procent ökad verkningsgrad totalt (10%*5-20%).

Hur skapar jag då denna utveckling hos personalen? A. Sätt konkreta mål för din personal B. Lär personalen lösa sina egna problem. C. Uppmuntra framgångar hos dem D. Påpeka förbättringsområden.

A. Konkreta mål

Varje enskild medarbetare måste veta vad de har för mål, vad de skall uppnå och när. Vilka milstolpar finns det på vägen till målet och vad händer om målet inte uppnås i tid. Sedan kommer individen välja sin väg till målet men ni är överens vad slutprodukten skall vara. Detta kan vara mycket obekvämt för många individer speciellt om de under många år arbetat i en miljö där de har fått serverat lösningar och kunnat bolla problemen till någon annan. Detta är en kulle som både du och personalen måste ta sig över, men de flesta uppskattar konkreta mål och tydliga krav i slutändan.

B. Lär personalen lösa sina egna problem

Här måste du hjälpa till och coacha personalen under resan till problemlösare. I denna situation får du inte ta problemen till dig utan du måste bolla tillbaka problemet till individen.  Det du skickar med problemet är frågor såsom: Vilka olika sätt har du provat lösa problemet? Går det att se på problemet från någon annan synvinkel? Hur tror du jag hade löst problemet? Kan någon hjälpa dig vidare? Men för allt i världen ta inte problemet från medarbetaren!

C. Uppmuntra framgångar

Uppmuntra de framsteg som uppnås, lyft fram personal som lyckas anamma det nya arbetssättet. Försök skapa en miljö av framgång föder framgång. Ge feedback om vad var och en gör bra.

D. Förbättringsområden

Ge återkoppling om någon begår misstag eller är på väg i fel riktning. En snabb och enkel korrektion är bättre än samla allt till ett utvecklingssamtal en gång per år. Det är viktigt att du skiljer på sak och person och bara inriktar dig på det aktuella problemet. Håll det sakligt och låt det inte gå in i en attack och försvars situation där personliga värderingar spelar roll.

Detta är några enkla tips om hur du kan göra livet lite enklare för dig som chef om du är beredd att satsa lite tid och engagemang för att förändra en situation.

Ständiga förbättringar

Jag ser hela tiden förbättringar. På jobbet, hemma, i samhället. Det är härligt och roligt! Och ibland lite stressande. När jag ser saker jag inte tycker fungerar eller ser saker som skulle kunna göras på ett bättre sätt vill jag gärna göra det direkt. Alla förbättringar…Men det tar ju såklart energi. Samt att det är oftast inte bra att göra allt på en gång. Då kan du oftast inte fokusera riktigt bra på något.

Minns när jag var ny på min nuvarande roll. Hur vi gick igenom målen för några år framåt. För att vi skulle förstå den långsiktiga strävan. Det gillar jag verkligen. Målen var ganska högt satta år 1 och år 2. Men inte år 3. Då var det att vi i princip skulle hålla oss på samma nivå. Nu, mer än 3 år senare är såklart ambitionen att vi skall fortsätta att förbättra oss. Och jag ser att det finns massor av saker att förbättra, hela tiden. Plus att när jag tittar tillbaka så ser jag ju att vi har gjort massor med saker! Så vi har verkligen blivit bättre, mycket bättre på vissa områden. Så tror jag det är överallt. Tittar du bakåt så har saker blivit bättre, tittar vi framåt så ser vi mycket potential.

Just att ha en balans i detta tror jag är viktigt. Absolut inte sluta ser potentialen i din omgivning. Ser du inte det längre, då kanske du skall ta dig en ordentlig funderare på om du är på rätt ställe. Då kanske du behöver miljöombyte. Det är verkligen energigivande med nya personer i ens omgivning. De ser saker med helt andra ögon!

Samtidigt är det väldigt viktigt när du befinner dig mitt i allt, att stanna upp ibland och vara nöjd över det du eller din grupp har åstadkommit. Inte nöjd på det sättet att du skall tänka att ni inte behöver fortsätta förbättras, nöjd på det sättet att du kan hitta energi i det ni har gjort för att fortsätta förbättras.

Jag tror att det gäller för allt, företag, vänskap, relationer, materiella ting. ”Om det inte utvecklas så går det mot avveckling”

20130921-112836.jpg

Ovan: Ett sätt att jobba med ständiga förbättringar.
Ständiga förbättringar möjliggörs av duktiga och engagerade personer. Det har jag lyxen att jobba med varje dag.

 

Riksforum för förslag och förbättringar

Den 6-7 November är det dags för ”Riskforum för förslag och förbättringar”

Jag kommer att vara med som talare och vara ett ”praktikfall”. Jag skall tala om ledarskap och om vikten av effektiv målnedbrytning. Jag kommer att tala om ledarens enda uppgift enligt mig, att vara en möjliggörare i sin organisation. Som ledare har du inget egenvärde, du har en uppgift och det är att möjliggöra för de som jobbar med värdeskapande aktiviteter som kunden är beredd att betala för att jobba mer effektivt än vad de kunde göra igår.

Det kommer att vara fantastiska talare på detta arrangemang och jag ser verkligen fram emot att få höra deras syn på ämnen de kommer föreläsa om. Skall bli extra roligt att lyssna på Joseph Grenny och Niklas Modig.

Föreläsa på E-Prizedagen 2012

Den 30 maj skall jag föreläsa på E-prizedagen, ett arrangemang av Veckans affärer.

Jag kommer bland annat att tala om Ramlösas resa från engångsglasflaskan till den betydligt mer miljöanpassade Premium PET flaskan. Dessutom kommer jag berätta lite om hur vi jobbar med att försöka hitta de små förbättringarna i vardagen för att ständigt bli bättre. Jag kommer också passa på att inspireras av alla duktiga företag som är där och skall dela med sig av sina lärdomar och ideér. Hoppas att jag kan ta med mig mycket nyttigt hem.