Kategoriarkiv: Kommunikologi

Snälltolka

Att ge feedback och ställa frågor. Är det bra eller inte?

Hur tar mottagaren emot det jag säger? Hur säkrar jag att min intention landar rätt och att budskapet kommer fram? Ska jag linda in frågorna eller ska jag vara rak och tydlig?

Framförallt. Vad har jag för ansvar att säkra att mitt budskap går fram på rätt sätt och vad har mottagaren för ansvar att säga till om de inte uppfattar frågan och att snälltolka mig?.

Vad är snälltolka? Det är ju faktiskt precis vad det låter som. När någon säger något till mig, ställer en fråga eller ett påstående. I många fall kan jag ju välja hur jag tar det, hur jag låter budskapet landa in och om jag tolkar utsändarens budskap om en hjälp eller stjälp. Vill verkligen poängtera att självklart har den som sänder ut sin fråga/påstående ett jättestort ansvar. Att kommunicera kräver ansvar från båda sidorna.

För mig är min utgångsposition att feedback, förväntningar och frågor är för att lyfta och låta någon växa. Att utmanas är bra, då utvecklas jag. Min inställning är aldrig att jag gör något av detta för att stjälpa eller för att ”sätta dit” någon.

Men om man har olika syn på hur detta fungerar. Hur gör man då?

Som utgångspunkt tror jag att det är viktigt att man är tydlig i vilken intention och vilket mål man har. Att det är samma. Att vi vet att vi jobbar för detta och vi är på väg åt detta hållet. Plus att sen då snälltolka i kommunikationen.

Är detta hela lösningen? Självklart inte. Men det är en bra bit på väg och en viktig pusselbit.

Självklart underlättas allt av att bygga en relation som gör att man i grunden utgår från att vi ska åt samma håll och vi ska hjälpas åt. Har jag en bra relation i grunden med personen är det mycket lättare att det landar rätt när jag framför feedback.

Hur byggs tillit?

Tillitsbaserat ledarskap, tillitsbaserad uppföljning. Två fraser som är populära och inne att använda nu. Vad betyder det då? Hur kännetecknas en organisation som bygger på tillit?

Spontant för min del så är det ett ord laddat med positiva värden. Tillit är bra, något att sträva efter, tecken på en bra organisation.

Det finns forskning i ämnet som är riktat mot offentliga verksamheter. Länk

I korthet handlar det om att istället för att jobba uppifrån och ner och i silos (avdelningar) så utgår man ifrån ”kunden”, brukaren, eleven, barnet, medborgaren. Hur ska vi organisera oss och jobba för att skapa bästa möjliga nytta för medborgaren? Jag tycker att det är ett väldigt bra angreppssätt.

Vidare skriver de också om att det är viktigt att involvera medarbetarna när man sätter målen så att förankringen finns med och acceptansen och förståelsen.

Detta kan låta som självklarheter. Men det är det inte. Jag är helt övertygad om och jag har fått det bevisat om och om igen. Att den som kan processen bäst är såklart den som jobbar med den dagligen. Inte chefen. Ska en organisation då fungera krävs det att de som utför arbetet får så mycket ansvar och befogenheter som möjligt och att inga beslut fattas över deras huvud innan input från de det berör har getts.

Vidare poängterar forskningen att det självklart är viktigt att sätta detta i relation till vart organisationen står idag. Hur mogen är organisationen? Vart ska man börja? Tillitsbaserad styrning handlar INTE om att inte mäta och styra alls. Absolut inte. Det handlar om att fokusera på personen det berör, inte tänka ”min avdelning” utan tänka vad är bäst för den vi har i fokus? Och sen skapa tydliga mål som går att mäta antingen genom siffror och/eller genom dialog.

Så kort och gott. Mkt bra, mkt som redan görs idag i många organisationer och faktiskt väldigt likt hur man även jobbar i de organisationer som jobbar enligt LEAN filosofin.

Allt bottnar ner i en sak för en organisation. Det är otroligt viktigt med bra ledarskap. Det som direkt påverkar en organisations kultur är ledarskapet. Det sätter standarder och normer. Är du en ledare som inte tycker det är viktigt att följa upp saker komme inte din personal heller göra det. Eller om det inte är viktigt att hålla sig till det man har kommit överens om kommer inte heller din personal att göra det.

Det är faktiskt inte svårare eller så är det precis så svårt. Det handlar om att leva som man lär.

Förbättringsarbete inom offentliga organisationer

Nu är det dags för budgetarbete och planer för nästkommande år. Samt långtidsplaner och målsättningar för mandatperioden i Varbergs kommun. Målen är jobbat med sen början på året och nu återstår det att identifiera måltal som nämnden vill följa nästkommande mandatperiod.

Vi står precis som alla kommuner inför utmaningar kommande åren men förändrad demografi, konsekvenser om det nya utjämningssystemet klubbas igenom och en allt mindre arbetskraft. Hur löser man egentligen dessa typer av utmaningar.

Jag triggas ju och går igång på sånt här. För min övertygelse är att det är absolut möjligt att göra förbättringar i en verksamhet utan att det ska påverka kvaliteten eller att det innebär att människorna ska behöva springa fortare. Dock är detta ett svårt ämne att prata om och det rör ofta upp massor av känslor. ”Här kommer andra och ska berätta för mig hur vi jobbar bäst”, ”Jag gör så gott jag kan”. Det är vanliga kommentarer och det med all rätta. För det finns så många fällor att trampa i när det kommer till sånt här arbete. Jag har lärt mig ett antal både den svåra vägen genom att ha begått misstagen, några har jag lärt mig genom att lyssna på andra.

Jag vet att det finns några saker man behöver klara av för att göra detta på ett bra sätt.

  • Tydlig målbild som man kommer fram till och bjuder in de som påverkas i att vara delaktiga.
  • Var noga med att förklara ”Varför” och svara på frågor.
  • Respekt för varandra och varandras kompetens. Det är alltid den som utför arbetet som bäst vet vad som behövs, vilka utmaningar som finns och vad som skulle kunna förbättras.
  • Kommunikation, kommunikation och kommunikation. Respektfull sådan och tvåvägs.
  • Stor respekt för att alla är olika när det kommer till förbättrings- och förändringsarbete och att det tar olika lång tid för alla att tycka det är intressant och utvecklande.

Det finns såklart många många fler tips och hållpunkter. Men ovan är några som jag tycker är väldigt viktiga. Det spelar till slut ingen roll vilka verktyg eller mallar man använder. Det som spelar roll är om du får med dig personerna som berörs och om du får med dig deras vilja till att ta små steg mot att ständigt hitta förbättringar/förenklingar och en vilja att hela tiden utmana gamla arbetssätt mot dagens möjligheter utan prestige.

Jag tycker iaf att det är otroligt roligt och inspirerande och nu när jag har lite mer erfarenhet från politiska organisationer inser jag att detta är i princip samma behov som i privat verksamhet med skillnaden att det är andra spelregler.

Får jag representera väljarna i Varbergs kommun?

Jag har bestämt mig för att försöka få förtroendet att representera väljarna i Varbergs kommun. Jag har sen tidigare skrivit att jag har funnit mest samhörighet i sakfrågor och närmst den liberala ideologin. 

För att kandidera till kommunalvalet så ska den som kandiderar skriva en presentation av vad de vill åstadkomma och fokusera på. Jag har skrivit min presentation här.

Cecilia Rönn

Mina hörnstenar som jag vill fokusera allra mest på är Barnen, Miljön och Företagande

Föreläsning

Igår gav jag mig ur bebisbubblan ett tag och tog tåget till Göteborg med syster och bebis för att hålla en föreläsning om förbättringsledning och engagemang. Hur får man egentligen med sig personalen på tåget och får en situation där företagets mål är samma som medarbetarnas mål? Varför är det egentligen så svårt. Logiskt så borde det ganska ofta vara så att går det bra för företaget så är det också bra för medarbetaren?

Det var iaf en rolig eftermiddag och vi hade spännande diskussioner. Även om jag kände att min tid flög iväg och jag hade gärna stannat några timmar till för att hinna fördjupa våra tankar och diskussioner och prata vidare om erfarenheter, branscher och skillnader och likheter där.

En sak vi pratade om var att identifiera organisationens ”Why”. Kan vara mycket svårare än man tror. Vet du vad ni har för ”why” på ert företag? Om inte, fråga er chef. Vet hen?

Enkla verktyg till effektivare möten

Vem vill inte ha effektiva möten? Troligen de allra flesta.

Här kommer några tips;

  • Om det är ett återkommande möte, skapa en TOR (Terms of reference)
    En TOR är ett sätt att tillsammans med mötesdeltagarna identifiera syftet, vilka grundläggande regler som ni vill ha under mötet och vad för input och output som är viktig. Samt deltagare och agenda. Det är helt enkelt ett enkelt och bra sätt att strukturera upp mötet på.   
  • Utse olika roller under mötet
    Ha olika roller under mötet som ser till att ni håller er till överenskomna regler, tider och ämnet. Kan tex vara en mötesledare, en notarie, en tidshållare och en ämneshållare
  • Om det går, håll mötet stående och visuellt
    Då är det enklare att hålla tiderna och hålla sig till ämnet. Ett enkelt knep för visualisering av mötestiden är att helt enkelt rita in ett fält på klockan som alla enkelt ser.   
  • Sist men inte minst viktig. Våga ifrågasätta ditt deltagande. Behövs du verkligen och vad är ditt bidrag, hur förväntas du förbereda dig och vilken output får du. Se gärna till att detta är tydligt för dig redan innan mötet.

Några tips till mig?

Att våga be om ursäkt

Så svårt det verkar vara för vissa att säga förlåt, att be om ursäkt när de har klivit fel, sårat någon eller sagt något dumt. Jag förstår ärligt talat inte hur det kan vara så svårt. Det är en mening, ”jag ber om ursäkt” eller ännu lättare, ett ord, ”förlåt”.

Dessutom är det ju så att ibland så råkar vi ju såra någon utan att det är vår mening. Då borde det ju vara ännu lättare att be om ursäkt. För har du dessutom inte haft en intention att såra någon men det ändå blev fel, vill du då inte be om ursäkt?! I min värld så är det självklart. Inte nödvändigtvis för det du sa, det kanske behövde sägas. Men kanske för hur du sa det om det råkade såra mottagaren.

Enligt mig är det en av de enklaste saker du kan göra som ledare som tar dig längst. Det visar så mycket.
* Att du inte är felfri
* Att du vågar stå för dina fel och brister, dina grodor
* Att du vill andra väl
* Att du lyssnar på feedback
* Att du tar ansvar för att din kommunikation
* Att du har självinsikt

Och som allt annat som i princip är självklart. Det är inte svårare här än att tänka efter mottot, ”jag behandlar andra som jag själv vill bli behandlad”

Jag behöver väl inte säga att detta är bara för ledare. Det gäller såklart alla, arbetskompisar, familjemedlemmar, vänner mm. Det är både svårt och lätt att vårda sina relationer.

Detta hände mig i veckan. Jag kände mig besviken på ett bemötande jag hade fått. Jag gav personen i fråga feedback och berättade hur jag kände. Personen svarade med att känna sig väldigt förorättad, tyckte att jag hade helt fel och att jag kände på fel sätt. Intressant tänkte jag, hur kan hen veta att min känsla och upplevelse är fel. Möjligen att hen inte menade att det skulle bli så, men likväl blev det så och jag tog åt mig. Händelsen slutade med att vi pratade med varandra och jag bad om ursäkt för att jag under konversationen någon dag tidigare hade uttryckt mig klumpigt, tänkte att det kanske är lättare för hen om jag börjar med att visa mig ödmjuk och stå för det jag tyckte att jag hade gjort fel. Men nej, personen svarade med att hålla med om att jag hade gjort fel, men sen när jag återigen berättade att jag hade tagit illa vid mig och förväntade mig ett annat bemötande fick jag återigen bara ett svar att jag trodde att du fattade det…

Tänkte på detta idag. Det är ju såklart inte upp till mig att ta ansvar för någon annans handlingar. Men jag sa iaf vad jag tyckte och jag stod för det jag hade sagt och jag lät inte hen klanka ner på mig eller trycka på mig några åsikter som inte var mina. Hade såklart kunnat göra vissa saker annorlunda. Det gör jag nog nästa gång. Men jag kommer inte sluta med att säga ifrån när jag tycker att någon beter sig illa mot mig. Det är jag stolt över. Jag vet iaf att jag har lärt mig något, om vad jag kan göra bättre och mer om hur andra kan reagera… Det är intressant med mänskliga relationer. Väldigt intressant.

Föreläsning i Helsingborg

Från tåget på morgonen. Det var verkligen en härlig dag med massor av sol!

Från tåget på morgonen. Det var verkligen en härlig dag med massor av sol!

Jag har varit helt inne i tentabubblan senaste veckan. Såg precis nu att jag har varit väldigt dålig på att uppdatera. Men nu behöver jag en liten tenta-paus. Så då tänkte jag passa på att berätta om min senaste föreläsning jag hade som var i härliga Helsingborg!
Miljöförvaltningen hade kick off och de hade bjudit in mig för att prata om fokus på kärnverksamheten och resonera kring alla verksamheters allra viktigaste tillgång och hur man gör för att få ut så mycket som möjligt av den tillgången. (Såklart vet alla att jag menar vi människor som jobbar i organisationen)

Jag fick nöjet att först vara med i 1 timme och lyssna på deras planer för 2015. De var väldigt duktiga och jag blev otroligt inspirerad. Kände att, här skulle vara roligt att jobba och nu skall jag maila Miljöförvaltningen här i Varberg och fråga vad deras planer är för det vill jag veta.

Dels så hade de lagt upp timmen på ett proffsigt sätt där de varvade film, prat och delaktighet från många. Samt att de använde kommunikologi-verktyg och förankrade känslor till framtida målbilder för alla. Många bra knep som jag tar med mig.

Men inte nog med det, när de presenterade vad de skall lägga fokus på 2015 så kände jag att, ”åh, vi skulle bott kvar i Helsingborg”. Det är ett härligt problem att jag kan gilla två städer så mycket. De skulle satsa sin tid på att utbilda handlare och restaurangägare på att bli mer medvetna om förpackningar och plaster, de skulle göra kontroller och hjälpa till att förbättra boendemiljön för invånarna, de skulle satsa på att förbättra miljön för barnen i skolan och förskolan och massa andra bar initiativ som jag verkligen kände var helt rätt. Mycket nytta för skattepengarna i Helsingborg!

När det var min tur så var det faktiskt ganska lätt att knyta ihop det som de hade sagt med det jag ville säga. Jag kände iaf att det hängde ihop och att de på många sätt jobbar så som jag tycker skapar engagemang och delaktighet som sedan leder till bra resultat.

Lycka till och tack för att jag fick komma!

Om att kommunicera med sina barn

Idag tyckte jag att det var dags att städa på barnens rum. Det är ju inte en sådär jättespännande aktivitet som föranleder massa hurra rop. Men det var ändå helt ok. Jag fokuserade idag på att städa med William på hans rum. När vi startade fanns det verkligen saker överallt. Saken är den att min kära son gillar att spara på allt och han vill inte slänga något. Den kombinationen blir efter ett tag ett överbelamrat rum… Idag kändes det i hela min kropp att det var nog. Nu var det dags att göra något.

Det började bra tycker jag. Jag och William var på hans rum och vi pratade om varje sak och var den skulle ligga. Inget fick slängas när jag frågade, det kan ju vara bra att ha… Kände att irritationen växte och när han fortsatte att lägga saker på golvet i garderoben och stängde dörren med orden, ”det syns inte när jag lägger det här”. Då gick jag ner i källaren med alla påsksaker, för de hade han gått med på att vi kunde arkivera i påsklådan. Förra gången vi städade ordentlig så resulterade det i en stor plastlåda med saker som nu står i källaren. Det är ok, men att slänga saker. Det är inte ok…

När jag kom upp igen så öppnade jag garderob och i samband med det så försvann min pedagogiska kommunikationsförmåga och även om jag inte höjde rösten utan försökte prata lugnt och sansat så tror jag att hela mitt kroppsspråk signalerade att jag var irriterad. Jag är övertygad om att barn är fenomenala på att känna på sig när föräldrarnas kroppsspråk och röst/ord inte är kongruenta. Iaf så snappar William och Viola upp det direkt och jag tror inte att de är unika med det. I vilket fall så resulterade det i att William direkt vände taggarna ut och då svarade jag nog tyvärr på det. Det blev ett utbrott, efter en stund kramades vi länge, sa förlåt och sen gick det bra. Vi kompromissade och till slut så hade William städat och slängt lite saker!

Men jag fick frågor som: ”Varför är det du som bestämmer på mitt rum mamma?” ”Får inte jag ha vad jag vill på mitt rum?” ”Det är ju mina saker som jag gillar och vill spara” ”Jag bestämmer väl själv hur jag har det på mitt rum”. Massor med kloka frågor som behöver ha respektfulla svar. Jag försökte, det gick upp och ner. Visst, till slut blev det bra och han la sig glad och sprallig ikväll. Men jag gick i några klassiska gropar och fällor… Efteråt när jag funderar på det så suckar jag över mig själv och tänker att jag borde kunna vara pedagogisk och korrekt hela vägen. Men så tänker jag sen att det finns saker som är viktigare.
1. Att barnen ser att föräldrarna inte är perfekta och att de också gör fel. Det viktiga är att man kan säga förlåt till varandra.
2. Att barnen känner sig respekterade och inte blir kränkta av en bestämmande förälder. Eller lika viktigt för den delen att föräldrarna inte låter sig kränkas av barnen.
3. Att försöka svara så ärligt som möjligt på barnens frågor. Du är inte allvetande, du behöver inte alltid ha alla svaren. Kör med ärlighet så kommer du långt.

Några roliga saker som hände:


Vi städade ut en kartong, jag frågade varför det stod ”Bajs” på den. ”Jo, mamma. Jag hade pengar i den innan och då skrev jag Bajs på den så att om det skulle komma tjuvar hit så skulle de inte titta i lådan för det står att det är bajs i den.” Självklart!

På dörren till William och Violas rum möts man av dessa texter. Välkommen? Nej, inte utan tillstånd…


Williams rum


Violas rum

Enligt attraktionslagen skapar vi alla vår öde

Jag har precis lyssnat en bok som heter ”Attraktionslagen”. Den är skriven av Jerry och Ester Hicks. Boken beskriver universums lagar som är tre stycken. De som berättar om lagarna för Jerry är icke fysiska väsen, eller andliga väsen som talar genom Ester när hon mediterar.

Boken säger att vi alla har valt att leva ett liv till i våra fysiska kroppar. (Vi har alla levt många gånger innan). Varför vi väljer att födas i fysiska kroppar igen är för att vi vill lära oss mer. Alltså våra icke fysiska väsen, eller själen som vi kallar det.

Vare sig man tror på flera liv eller icke fysiska väsen så är boken intressant om du tror att du själv skapar ditt eget öde. Enligt de andliga väsen som talar genom Ester, Abraham, så skapar vi helt och hållet våra egna öden. Antingen medvetet eller omedvetet. Dina tankar attraherar andra tankar som är lika dina. Dina tankar är magnetiska och drar till sig det du tänker på. Vare sig du tänker på att du vill ha det eller att du inte vill ha det så attraherar du det. Det är i stora drag vad attraktionslagen går ut på.

Boken förklarar tre lagar:
Attraktionslagen: Det som är lika dras till varandra – Det du tänker drar du till dig. Väcker det dessutom känslor i dig så drar du dig till det extra kraftfullt. Så i princip, tänker du att du är lycklig så blir du det, tänker du att du är rädd för att bli sjuk så blir du det.

Avsiktligt skapande: Det jag tänker på och det jag tror på det är. – Lär dig att tänka på saker du vill ha och bjud inte in saker du inte vill ha till din erfarenhet. Du skapar det du tänker på med känslor. Vakta inte dina tankar utan var lyhörd på dina känslor och när du känner dig illa till mods, fundera på vad som fick dig att känna så. Välj bort att tänka på sånt som du inte vill bjuda in i din verklighet.

Tillåtandets konst: Jag är det jag är och jag tillåter andra att vara det de är – Du kan inte ändra på någon annan än dig själv. Om du irriterar dig på andra så är det inte deras problem utan ditt problem. De har det liv de har på grund av de tankar de har attraherat, du behöver acceptera det och tillåta dem att ha det liv de har valt.

Boken bjuder också på tre övningar:
Daglig kreativ workshop: Ägna 15 minuer varje dag åt detta. Känn glädje när du startar. Tänk ut vad du vill ha, tänk igenom vad du har sett under dagen som du kan inspireras av, visualisera hur det känns när du har det du vill. Skapa en ny bild av dig själv som du kan visualisera mot.

Övning för avsiktligt skapande: Skriv ner vad du vill ha. Under det skriver du ner varför du vill ha det. Alla argument du kommer på. Efter det skriver du ner varför du tror på att du kommer få det.

Segmentföresatsen: Dela upp dagen i olika segment och bestäm innan du går in i ett nytt segment vad du vill ha ut av det segmentet. Tex, innan du går in i ett möte. Tänk ut vad du vill ha ut av mötet, konkret resultat och känsla. Innan du ger dig ut på träningsrundan, vad skall du uppnå med din träning idag. Innan du kliver ur sängen på morgonen, vad skall du uppnå med din dag.

Jag tycker att boken är provocerande och inspirerande. Provocerande då de hävdar att ingen del alls av våra liv är slump utan vi har tillåtit det att bli sant genom att vi har dragit till oss det genom våra tankar. Dels så tycker jag att vi får väldigt olika förutsättningar beroende på vart i världen vi föds, har vi valt det själva också? Dels så är det provocerande då vissa föds med missbildningar eller blir svårt sjuka. Vi har ju också omvärldsfaktorer som gör att vi tex. blir sjuka.

Samma sak tycker jag är inspirerande då det betyder att allt ligger i våra händer. Vi är inte offer för några omständigheter utan vi kan förverkliga det vi vill, vi kan inte skylla på någon annan eller någon yttre omständighet.

Abraham utgår från att allt finns i överflöd. Om jag är lycklig så påverkar det inte någon annan negativt. Lycka och framgång finns för alla som vill ha det.

Den här boken länkar in i väldigt många andra böcker som handlar om personlig utveckling. Jag har inte läst jättemånga, men jag känner igen detta i alla böcker av Robin Sharma, Henrik Fexeus, Kay Pollack och hela min kommunikologiutbildning jag har gått. För att nämna några. Detta återfinns också i Yoga, meditation och mindfullness. Visualisera och var i nuet.

Helt säkert tror jag på att det ligger något i detta och att vi nog är många som underskattar vår tankekraft. Här känns det verkligen som att vi kan tillämpa 80:20 regeln. Ägna mer åt tankarna, visualiseringarna och att vara i nuet disciplinerat så blir handlingarna rätt också för det vi vill uppnå.

Flygbild tagen av Ulf-Björn Rönn. Undrar om Abraham också tittar ner så på oss.

Flygbild tagen av Ulf-Björn Rönn. Undrar om Abraham också tittar ner så på oss.

Här hittar du boken: Adlibris, Bokus, CDON