Hur ofta reflekterar man över de budgetar man har gjort under alla år, de senaste dagarna har jag faktiskt gjort det. Hösten har under många år för mig betytt budgetarbete, men till vilken nytta? Hur bra är egentligen budgeten som styr- och prognosverktyg? Hur ofta sker försäljningen enligt budget, hur ofta sker den enligt den månadsfördelning som man har gjort? Jag undrar om jag har någonsin upplevt det.
Då borde vi kunna lägga ner budgeten som prognosverktyg, hur är det då som styrverktyg? Leder budgeten till att verksamheten verkar i budgetens anda? Till viss del skulle jag säga, beroende på vilken typ av budget man arbetar med och hur absolut den är. Man låt oss göra detta metodiskt och gräva lite djupare först i prognos innan vi övergår till styrverktyg.
Som prognosverktyg: Det enda jag vet är att i september/oktober när man spikar budgeten är att den är fel. Vissa uppgifter är mer rätt såsom kostnadsmassan som är ganska konstant från månad till månad, men försäljning och fördelningen av försäljningen mellan månaderna kommer starkt avvika mot budget. Budgeten på företagsnivå och med övergripande intäkter och kostnader kommer stämma bättre än när man sedan går in på detaljnivå. Mer detaljer och mer fokus på detaljer riskerar att man tappar helhelheten, ett exempel för att förtydliga det:
Blomsteraffären som bara säljer rosor lägger följande försäljningsbudget i antal:
Alt 1:
13 000 Rosor
Alt2:
2 000 Gula rosor
1 500 Rosa rosor med långt skaft
500 Rosa rosor med kort skaft
3 250 Röda rosor med långt skaft av sorten ”Marie”
250 Röda rosor med långt skaft av sorten ”Anders”
Osv….
Jag tror att det säkert kan hamna runt 13 000 rosor på årsbasis men fördelningen kommer vara helt annorlunda än alternativ 2. Hade vi även delat upp den per månad hade felet blivit än större i alternativ 2 men även alternativ 1 hade säkerligen haft en felaktig fördelning mellan månaderna. Självklart kan budgeten behövas på en detaljerad nivå för t.ex. produktionskalkyler, inköpsstyrning etc. men jag tycker man alltid skall överväga nyttan med detaljnivå i förhållande till kostnaden att ta fram uppgifterna. Jag skulle vilja jobba annorlunda med budgeten, mer smart och effektivt och uppnå samma nytta utan att låsa upp organisationen i icke värdeskapande processer. Men det berättar jag om nästa gång efter jag har gått igenom budgeten som styrverktyg. (Er budget är ju ändå inte spikad på några månader än…)
